Introducción a las Técnicas de Control de Gestión Empresarial.

INTRODUCCIÓN A LAS TÉCNICAS DE CONTROL DE GESTIÓN EMPRESARIAL.

Autor: Miguel Ángel Muñoz.
Primera versión: Marzo, 2017.
Tiempo de lectura estimado: 20 minutos.

El contenido de esta entrada del blog está dedicado a una Introducción a las Técnicas de Control de Gestión Empresarial y va destinado a internautas que sientan curiosidad por este conjunto de técnicas en el mundo de la administración y gestión de empresas, aunque contado de la forma alejada rigurosa de los numerosos textos que tratan este tema de forma especializada. A los expertos en el tema, advertirles que no van a encontrar nada novedoso aquí. Este documento es de divulgación y es “free”, siempre y cuando menciones mi autoría. Para mayor información sobre Propiedad intelectual e industrial y derechos de autor de este blog, en general y de esta entrada, en particular, puedes consultar el Aviso legal de este blog.

Imagen original:
http://blogfg.uss.edu.pe/p/asignatura-gestion-empresarial.html

SUBSISTEMAS DE GESTIÓN EN LA EMPRESA.

Existen muchos enfoques para definir lo que es una empresa en un sistema socioeconómico; en esta entrada del blog vamos a considerar a la empresa como sistema. Existe una teoría, llamada Teoría de Sistemas, que define un sistema como un conjunto de elementos interconectados entre sí y con un objetivo concreto. Por ejemplo, tu coche es un sistema. Tiene elementos (el motor, las ruedas, los frenos, etc.), que están interconectados (por ejemplo, los frenos a las ruedas, para desacelerar el coche) y tiene un objetivo concreto: poder desplazar a personas, animales o cosas a través de carreteras, calles y caminos. Del mismo modo, una empresa es también un sistema: se compone de un conjunto de elementos interconectados (maquinaria, trabajadores, tecnología en forma de ordenadores, impresoras, etc.) con un objetivo concreto: ganar dinero, ahora y en el futuro. Se han propuesto muchos fines para el objetivo de una empresa, con muchos matices, pero para este nivel de divulgación nos puede valer el objetivo anteriormente citado. Puedes ampliar conocimientos básicos sobre Teoría de Sistemas, por ejemplo, aquí.

Ludwig Von Bertalanffy (1901-1972), creador de la Teoría de Sistemas.
Imagen original: eldamartinez.blogspot.com.es/2013/05/a_19.html

En un contexto empresarial, se entiende por gestión la toma de decisiones empresariales, como por ejemplo, si invertir o no en nuevas máquinas u ordenadores, si gastar más o menos en publicidad de los productos/servicios, cuándo pedir y en qué cantidades a proveedores, etc. La gestión de la empresa, como sistema íntegro puede alcanzar cotas de complejidad enormes. Esta dificultad en la gestión del todo (empresa, sistema) da lugar a que nazcan en la empresa distintas organizaciones internas a las que llamamos subsistemas.

Tradicionalmente, suelen distinguirse los siguientes subsistemas de gestión en la empresa:

    • Subsistema económico-financiero cuyos objetivos son: 1) procurar la disponibilidad de los recursos financieros necesarios por parte de los distintos subsistemas. Es decir, decidir de dónde se van a obtener los fondos que la empresa necesita para su constitución, para su evolución y para su mantenimiento con éxito en el mercado, fondos que pueden proceder, por ejemplo, de subvenciones de las administraciones públicas, del dinero aportado por los socios propietarios de la empresa o de préstamos bancarios. Y 2) determinar en qué deben ser invertidos esos fondos. Por ejemplo, si en adquisición de nuevos equipos informáticos, o bien en locales comerciales, o bien en reparaciones y conservación de los bienes de la empresa, etc.

Imagen original:
economipedia.com/definiciones/finanzas.html
    • Subsistema productivo, cuyo objetivo es producir bienes y servicios buscando un equilibrio entre mínimos costes y máxima satisfacción de los clientes. Aquí nos encontramos con que ambos objetivos suelen ser contrapuestos. Imagínate una copistería; cuantas más fotocopiadoras y más personal tenga, mejor será la atención al cliente, pero mayores serán los costes y viceversa. Buscar el equilibrio entre ambos objetivos es lo deseable.


Imagen original:
institutoindustrial.es/curso-gestion-produccion-y-habilidades-mandos-intermedios.html
    • Subsistema comercial, de marketing o de mercadotecnia, el cual se relaciona con la empresa en un doble sentido: 1) conocer lo que el mercado demanda, es decir, qué productos quiere el consumidor, con qué características, qué precios estaría dispuesto a soportar, etc. y 2) dar a conocer al mercado lo que la empresa oferta, por ejemplo, mediante publicidad.

Imagen original:
mercadeoya.com/tu-publicidad-aqui.html
    • Subsistema de recursos humanos o de personal. El objetivo de este subsistema es elevar a un máximo el potencial de las personas en sus puestos de trabajo, compatible con que se sientan “confortables” en ellos. De nuevo es un problema de equilibrar objetivos contrapuestos. Para ello se usan técnicas como la de selección de personal, formación de personal, promoción de personal, etc.

Imagen original:
http://feriavirtualdeformacion.com/deusto-formacion/

Frecuentemente, la coordinación entre subsistemas suele presentar gran dificultad, debido a la confrontación de intereses. Por ejemplo, en relación con el nivel de los inventarios o stocks de productos terminados, al área comercial le interesa que sea lo más elevado posible para proporcionar un buen servicio al cliente, mientras que al área financiera le interesa que este nivel sea lo más bajo posible, para reducir costes. De igual forma, en relación con la variedad de productos, al área comercial le interesa una gran variedad, de nuevo para satisfacer al mayor número de clientes posible, mientras que el área de producción deseará una variedad de productos pequeña, para simplificar los procesos de producción.

  • Para conseguir la coordinación entre subsistemas, algunos autores añaden, además, el Subsistema de dirección o de administración, que es el que coordina los esfuerzos de los demás, con el propósito de conducirles al objetivo global del sistema íntegro-empresa.

TÉCNICAS DE CONTROL DE GESTIÓN EMPRESARIAL.

En la Teoría de Sistemas, la eficacia de un sistema (o subsistema) es definida como el grado en que los outputs actuales del sistema se corresponden con los outputs deseados. Para que lo entiendas, un ejemplo. Imagina que estás en una habitación climatizada y que deseas una temperatura de 24ºC. Esta temperatura sería el output deseado del sistema “habitación climatizada”. En un momento determinado, tras activar el climatizador, ves que la temperatura que marca es de 21ºC. Éste es el output actual del sistema. Y la eficacia del sistema, en ese momento, sería la discrepancia entre los 24ºC deseados y los 21ºC reales.

También, en Teoría de Sistemas, se define la eficiencia del sistema como el ratio entre outputs e inputs actuales. ¿Qué significa esto? Pues en el caso del climatizador, éste tiene una misión, que es lograr una temperatura de 24ºC en la habitación (output deseado del sistema), aunque en un momento dado, pueda proporcionar otra temperatura, digamos de 21ºC (output actual del sistema), por ejemplo. Pero, en cualquier caso, para ello el climatizador tiene que consumir energía eléctrica (input del sistema). La eficiencia sería medible, por ejemplo, mediante el resultado de dividir O (outputs) entre I (inputs), esto es, cuantificar cuánta energía eléctrica se necesita para modificar, por ejemplo, en 1ºC, la temperatura de la habitación.

Si la gestión de un sistema hemos dicho que consiste en la toma de decisiones referentes a los elementos constitutivos del sistema, el control de gestión de un sistema es el conjunto de procedimientos que guían la vigilancia tanto de la eficacia como de la eficiencia del sistema. Y al conjunto de procedimientos anterior, en un entorno empresarial, se le denomina Técnicas o Instrumentos del Control de Gestión.

Imagen original:
buorya.com/img/estados_cuentaBO.jpg

Las principales Técnicas de Control de Gestión empresarial, dentro del subsistema económico-financiero, son:

  • la Contabilidad. Aunque no sepas nada de Contabilidad empresarial, básicamente seguro que sabes o intuyes que las empresas deben llevar sus cuentas de ingresos y gastos, que deben calcular los costes de sus productos/servicios y que suelen usar la información proporcionada por la Contabilidad para tomar decisiones. Así aparecen distintas modalidades de  Contabilidad. A) La Contabilidad Financiera, Externa o General, caracterizada por un elevado nivel de agregación (es decir, sin que se entren en excesivos detalles) y con una estructura muy formalizada (normalización y legalidad contable mediante el denominado Plan General de Contabilidad). B) La Contabilidad de Costes, Analítica o Interna, cuyo propósito fundamental es determinar el coste de los productos/servicios. C) La Contabilidad de Gestión o para Dirección, enfocada a la toma de decisiones empresariales. Al final de la entrada del blog, tienes bibliografía para ahondar, si lo deseas, en el estudio de la Contabilidad, en sus distintas modalidades.

  • Los Presupuestos, como por ejemplo, el Presupuesto de caja y el proceso de Planificación-Control Presupuestario correspondiente. El Presupuesto de caja o de tesorería es una previsión futura del saldo de las cuentas bancarias que tenga la empresa.

  • El Análisis de Ratios. Un ratio es una división de dos magnitudes empresariales. Por ejemplo, una empresa puede estar interesada en determinar la rentabilidad de su actividad durante un año, dividiendo los beneficios (ingresos menos gastos) obtenidos entre las inversiones realizadas para obtener ese beneficio.

  • Las Auditorías. En esta entrada del blog puedes ampliar información sobre esta técnica para controlar la gestión.

  • El Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, en inglés.

También existen Técnicas de Control de Gestión en los otros subsistemas empresariales.

Por ejemplo, en el subsistema productivo, cuando el número de productos a producir es 1, como en el caso de construcción de una presa en un embalse, o en el de construcción de una nave industrial se usan técnicas como el PERT –Programme Evaluation and Review Technique– y CPM –Critical Path Method-, fundamentalmente. En este enlace tienes una introducción a estas técnicas.

En los sistemas puros de inventario, caracterizados por un proceso de aprovisionamiento o compra a proveedor(es) y unas salidas de almacén a cliente(s) sin que exista transformación, como, por ejemplo, los comercios de venta directa al público como un supermercado, una tienda de deportes o una gasolinera, la gestión y su control se realiza mediante técnicas de Gestión de stocks, cuyos fundamentos teóricos puedes encontrar, por ejemplo, aquí.

En los sistemas de producción-inventario típicamente industriales, como una empresa que fabrica ácido sulfúrico, un alto horno o una fábrica de azúcar, las técnicas de control de la gestión son específicas y concretas para estos sistemas, habitualmente conformando un PPC System (Production Planning & Control System, o Sistema de Planificación y Control de la Producción). El control de la gestión se realiza, por ejemplo, recalculando periódicamente el “Plan de producción” y/o el “Programa de producción”, ya que, por ejemplo, las demandas o ventas reales futuras pueden no haber coincidido con la previsión de demanda realizada para ellas. Si deseas profundizar en esto puedes consultar esta entrada del blog y la bibliografía ahí citada.

Para saber más.

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